Velpe-Mene Trail 2023

Reglement Velpe-Mene Trail 2023

[ download hier het reglement in pdf-versie ]

Organisatie

De organisatie van de trail gaat uit van Natuurpunt Velpe-Mene

Wedstrijden

De trail omvat drie afzonderlijke loopwedstrijden in de natuur op een niet-afgesloten parcours met beperkte of geen bevoorrading. Elk parcours heeft een uniek traject, deels overlappend.

8 km – kennismakingstrail (zonder bevoorrading)
17 km – beginners (1 bevoorrading)
27 km – gevorderden (1 bevoorrading)

Deelnemingsvoorwaarden

Er worden maximum 500 deelnemers toegelaten: 150 voor de 8 km en 350 voor de andere afstanden samen.
Elke deelnemer moet beschikken over een goede lichamelijke conditie en gezondheid.
De deelname geschiedt op eigen risico. Deelname aan de 17 en 27 km is enkel toegelaten aan personen ouder dan 16 jaar. Deelname aan de kleinste afstand is toegelaten voor alle leeftijden.
De deelnemers moeten zich bewust zijn van de lengte en de zwaarte van de wedstrijd en dienen hiermee rekening te houden bij inschrijving. Door de beperkte mogelijkheid tot bevoorrading is het eventueel aangewezen dat elke deelnemer zich nog van extra bevoorrading voorziet.
Elke afstand moet autonoom afgelegd worden, zonder hulp van buitenaf. Het is ook te allen tijde verboden zich op het parcours of een gedeelte van het parcours door iemand te laten bijstaan of te laten vergezellen.
Het aangeduide parcours dient te allen tijde te worden gevolgd. Afwijking van deze route heeft uitsluiting uit de rangschikking tot gevolg.
Elke deelnemer krijgt een nummer welk goed zichtbaar op de borst dient gedragen te worden.
Behalve in geval van blessure dienen deelnemers die willen opgeven dit te doen aan de bevoorradingspost. Zij dienen dit onmiddellijk aan een verantwoordelijke te melden en het borstnummer af te geven.
Elke deelnemer moet het verkeersreglement respecteren alsook dienen zij elke aanwijzing van de organisatie of de verkeersregelaars op te volgen.
De deelnemers moeten respect hebben voor de natuur. Eventueel afval dient zelf meegenomen te worden en in de voorziene vuilniszakken op de bevoorradingspost of start/finish gedeponeerd te worden.
Elke deelnemer dient een mededeelnemer bij te staan in geval van nood.
Elke deelnemer dient verzekerd te zijn voor schade toegebracht aan derden.
De organisatie is niet aansprakelijk voor schade, ongevallen of diefstallen welke opgelopen zijn tijdens het evenement.
De organisatie aanvaart geen enkele aansprakelijkheid wanneer het evenement door overmacht afgelast of verplaatst wordt. Betaalde inschrijvingsgelden worden in dat geval niet terugbetaald.
Honden worden niet toegelaten aangezien bepaalde gedeelten van het parcours door gebieden lopen waar honden verboden zijn.

Inschrijving

Om deel te nemen aan de wedstrijd, dienen de deelnemers online in te schrijven en na ontvangst bevestigingstemail onderstaand bedrag over te maken op rekenening IBAN BE71 7340 2163 7069 - BIC KREDBEBB van de organisatie. De details en betaalreferentie ontvang je in de bevestigingstemail meteen na het inschrijven.
Online inschrijven kan uiterlijk tot en met vrijdag 17 november 2023. Op zaterdag 18/11/2023 zal het niet mogelijk zijn om online in te schrijven voor de Velpe-Mene Trail 2023.
Indien er nog plaatsen vrij zijn, kan je eventueel nog op zondag 19/11/2023, de dag van de Trail zelf, vanaf 8u00 tot 9u00 ter plaatse inschrijven. Let wel, er wordt dan wel een toeslag van 2 euro aangerekend. De ledenkorting van 3 euro is dan ook van toepassing.
Vanaf vrijdagavond 17/11/2023 zal op de site vermeld worden of er nog plaatsen beschikbaar zijn.
De inschrijving is pas definitief na betaling van de verschuldigde inschrijvingsgelden, uitsluitend op rekenening IBAN BE71 7340 2163 7069 - BIC KREDBEBB van Natuurpunt Glabbeek.

afstand	inschrijving t.e.m. 17 november	daginschrijving ter plaatse op 19/11	korting (nieuwe) leden Natuurpunt
8 km	10 euro	12 euro	- 3 euro
17 km	15 euro	17 euro	- 3 euro
27 km	18 euro	20 euro	- 3 euro

Een deelnemer die geen lid is van Natuurpunt, doch op de dag van de wedstrijd lid van Natuurpunt wordt, krijgt de ledenkorting op het inschrijvingsgeld terugbetaald.
Eén terugbetaling per lidmaatschap.
Verdere info omtrent deze terugbetaling van de ledenkorting is ter plaatse te verkrijgen op de infostand van Natuurpunt.
Bij annulatie van je deelname aan de Trail wordt de terugbetaling van het inschrijfgeld voorzien tot en met 9 november 2023. Bij annulaties vanaf 10 november 2023 wordt het inschrijfgeld niet meer terugbetaald.
Bij inschrijvingen vanaf woensdag 15 november 2023 wordt gevraagd om het betaalbewijs (geprint of op smartphone) mee te brengen om voor te leggen bij je aanmelding op 19 november 2023.

Omloop en bevoorrading

Alle afstanden lopen door de natuur. 80 % is onverhard. Het betreft een traject over licht golvend terrein.
Voor de korte afstand is er enkel bevoorrading voorzien bij de finish.
Voor de andere afstanden is er één bevoorradingspost onderweg.
De ter beschikking gestelde bekers met drank dienen in de bevoorradingszone te blijven. De drinkbekers, noch enig ander voorwerp, mag op de bevoorradingspost of het ganse traject weggegooid worden tenzij in de voorziene vuilniszakken, en dit op straffe van uitsluiting.

Sancties en diskwalificaties

Elke ernstige inbreuk op het reglement kan uitsluiting tot gevolg hebben, ondermeer in het geval van:
Niet naleven verkeersreglement
Niet respecteren van de aanwijzingen van de organisatie of de verkeersregelaars
Elke vorm van fraude zoals bijvoorbeeld gebruik van een vervoermiddel, bijstand door andere personen dan deelnemers,…
Het niet bijstaan van een deelnemer in moeilijkheden
Afwijken van het parcours
Het vervuilen of vernietigen van het parcours door een deelnemer of door iemand van zijn entourage
Ongeoorloofd gedrag tov een deelnemer of iemand van de organisatie
Het niet naleven van het reglement

Dopingcontrole + sancties

Elke deelnemer dient er zich van bewust te zijn dat er een dopingcontrole kan uitgevoerd worden door de Vlaamse Overheid.
Het afleggen van een positieve dopingtest of het weigeren van de controle heeft eveneens de uitsluiting tot gevolg.

Veiligheid en medische bijstand

Elke deelnemer is verplicht een andere deelnemer in moeilijkheden te helpen en indien nodig de hulppost of hulpdiensten te verwittigen.
Elke deelnemer wordt voorzien van een noodnummer 0498 86 96 20, welk kan gecontacteerd worden bij problemen van ernstige aard.
Aan de start/finish is een medische post voorzien. Er zijn meerdere hulpverleners aanwezig.
Op sommige plaatsen wordt een seingever voorzien teneinde de deelnemers veilig de straat over te helpen. De richtlijnen van deze seingevers dienen gevolgd te worden.

Uitslagen

Er wordt een algemene uitslag opgemaakt per afstand alsook een afzonderlijke uitslag man/vrouw. Er worden geen geldprijzen uitgedeeld.

Tijdslimiet

De tijdslimiet bedraagt 4 uur 30 min

Portretrecht

Iedere deelnemer verklaart af te zien van zijn portretrecht en verklaart er zich mee akkoord dat zijn afbeelding(en) door de organisatie of haar partners mogen gebruikt worden.

Privacy beleid

De gegevens die we opvragen bij je online inschrijving worden enkel gebruikt voor de verwerking van je deelname en de berekening van je loopresultaat. Korte tijd na het evenement worden alle persoonsgegevens verwijderd van onze online toepassingen. De data zullen in geen geval voor andere doeleinden gebruikt worden en nooit doorgegeven worden aan derden. Elke deelnemer kan op eenvoudige wijze via e-mail het overzicht van zijn gegevens opvragen ter inzage en eventueel laten wijzigen.